Sommaren närmar sig och med den behovet av att kunna koppla bort jobbet utan att affärerna tappar fart. För många företag innebär semestertider en ökad sårbarhet: kritiska leveranser som halkar efter, avtal som glöms bort och kommunikation som faller mellan stolarna. Men det behöver inte vara så.
Med rätt förberedelser kan ni skapa rätt förutsättningar för att affärerna rullar på som de ska, både i organisationen och för era leverantörer.
Finns det beställningar som måste vara på plats före semestern? Är någon leverans särskilt tidskänslig? Identifiera och prioritera för att undvika flaskhalsar och sista-minuten-lösningar.
Vem är tillgänglig hos er och när? Har era leverantörer samma information? En tydlig kommunikation skapar trygghet åt båda håll och minimerar risken för onödiga stopp i produktion eller leverans.
Gör en snabb inventering av avtal, optioner och tidsfönster. Är något på väg att förfalla? Behöver något förhandlas om innan semestern? Lägg in påminnelser eller delegera ansvaret.
Vem tar vid om du är borta? Vem har mandat att fatta beslut om något oväntat händer? Tydliga kontaktvägar och ansvarsfördelning internt ger förutsättningar för ett smidigt arbete även under semestertider.
Digitala verktyg är er vän – särskilt på sommaren. Automatisera godkännanden, skicka påminnelser och schemalägg uppgifter där det är möjligt. Det frigör tid och minskar beroendet av individers tillgänglighet.
Se till att både kollegor, kunder och externa partners vet vem de kan kontakta vid behov. Ett tydligt semestermeddelande med alternativ kontaktperson räcker långt.
Ska några större utgifter ut innan semestern? Behöver ni följa upp inköpskostnader, budgetavvikelser eller likviditet? En sista avstämning minskar risken för obehagliga överraskningar mitt i juli.
Checka av listan innan du checkar ut och njut av en sommar där affärerna är säkrade.
På Procuart hjälper vi företag att skapa lönsamhet och stabilitet i inköpsarbetet. Vill du bolla era avtal, inköpsstrategier eller leverantörsflöden inför semestern?
Hör av dig så ser vi till att affären är trygg när du checkar ut.